Når et initiativ afsluttes, er der nogle punkter, du som bevillingshaver skal være opmærksom på. Først og fremmest skal der udfyldes et skema, der beskriver de gennemførte aktiviteter og perspektiver for initiativet (via skabelon for erfaringsopsamling). Derudover skal der aflægges et regnskab, som skal udfyldes via skemaet for aflæggelse af regnskab.

De udfyldte skemaer for regnskabsaflæggelse og erfaringsopsamling, samt relevante bilag, sendes herefter til dccc.bevilling@dccc.dk.

Find her på siden links til de to skemaer, og læs mere om bevillingsbetingelser, regnskabsaflæggelse og erfaringsopsamling.

Vi anbefaler helt overordnet, at bevillingsbetingelserne gennemgås før opstart af initiativet, for at sikre, at alle udgifter er i overensstemmelse med bevillingens dækning. Det er for eksempel vigtigt at være opmærksom på, at transportomkostninger internt i Danmark, som ikke vedrører eksterne oplægsholdere*, ikke kan dækkes af bevillingen.

Det er dig som bevillingshaver (hovedansøger) og værtsinstitutionen, der er ansvarlige for regnskabet overfor DCCC's ledelse. Det betyder, at bevillingen kun må bruges til det formål, den er givet til, og at bevillingsbetingelserne skal overholdes. De præcise krav og rammer fremgår af bevillingsbrevet og -betingelserne, som du som bevillingshaver modtager, når et initiativ er blevet tildelt støtte.

Generelle bevillingsbetingelser, som det ikke er muligt at bruge midler på:

• Udgifter afholdt før ansøgningstidspunktet
• Udgifter forbundet med selve gennemførelsen af forskningsprojekter
• Vedligeholdelsesstøtte til netværk, projekter og lignende
• Afholdelse af etablerede/eksisterende kongresser, kurser og lignende
• Faste/årligt tilbagevendende faglige møder, herunder symposier, temadage og lignende
• Udgifter til transport internt i Danmark (bortset fra eksterne oplægsholdere)
• Honorar* til interne projektdeltagere
• Hardware og software, herunder computere, IPads og lignende
• Etablering eller drift af biobanker
• Overhead (administrationsbidrag, husleje, lys, vand m.v.)
• Studieafgifter, vejlednings- og kursusudgifter samt overhead i forbindelse med ph.d.-studier
• Udarbejdelse af guidelines, der hører under regionernes kliniske kvalitetsudviklingsprogram
• (RKKP)

*Med 'eksterne oplægsholdere' mener vi personer, der ikke har en ansættelse ved enten en region, universitet, sundhedsstyrelse/ministerie eller Kræftens Bekæmpelse.

*Bemærk sondringen mellem honorarer og frikøb. En bevilling kan i udgangspunkt ikke benyttes til at udbetale honorar. Derimod er der god mulighed for at søge om frikøb (VIP- og/eller TAP-løn) til konkret opgaver i forbindelse med de ansøgte aktiviteter.

Et endeligt regnskab skal afleveres senest tre måneder efter initiativets afslutning – dog senest to år efter bevillingen er modtaget, medmindre andet er aftalt.

Hvis initiativet ikke gennemføres, kan støtten kræves helt eller delvist tilbagebetalt. Aktiviteterne skal være i overensstemmelse med det, der blev beskrevet i ansøgningen, og bevillingen må kun bruges til dette initiativ.

Bevillingen skal anvendes i overensstemmelse med gældende regler og takster for den regionale forvaltning.

Som minimum skal følgende bilag vedlægges regnskabet:

• Posteringsoversigter
• Udskrifter fra lønsystemet for ansatte aflønnet/frikøbt af bevillingen, herunder grundløn, tillæg, pension, feriepenge mv.
• Rejseregnskab med originale billetter, kvitteringer eller fakturaer, hvis transportudgifter til eksterne oplægsholdere er godkendt. Billigste rejseform skal normalt benyttes.
• Udgiftsbilag med forklarende tekst, hvis posteringsteksten ikke er selvforklarende.

DCCC kan anmode om at få tilsendt alle udgiftsbilag, hvis det er nødvendigt for at kunne godkende regnskabet.

Regnskabet skal underskrives af bevillingshaver, som er ansvarlig for at overholde bevillingsbetingelserne. Samtidig skal bevillingshaver udfylde og sende skabelonen til erfaringsopsamling sammen med regnskabet.